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タブレット・スマホ導入にはVPNが有効!営業の業務を効率化する3つのシーン

タブレットスマートフォンを業務活用したい、営業マンの利便性向上とセキュリティを両立したい、といった課題に直面する企業も多いことでしょう。

そこで、今回は、特に営業の現場でノートPCやタブレット端末、スマートフォンを活用する際に、どのようにVPNを活用するのが有効か、以下の3つのケースに即して説明していきます。

  1. 会社のセキュリティポリシーで、PCの持ち出しは禁止されている
  2. 外出先でモバイルPCのバッテリーがなくなって困ったことがある
  3. 営業ツールとしてタブレットスマホを使用している

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ケース1:会社の規則でPCの持ち出しが禁止されている

会社の規則でPCの持ち出しが禁止されている場合、営業マンは、営業活動に必要な提案資料や見積表などのデータを予めプリントアウトし、資料を手にクライアントなどの外出先を訪問することになります。

一方で、社内システムでスケジュールや勤怠、日報などを管理している場合、それらの業務システムは、会社に戻らなければ利用することができません。

外出先が会社の近くであれば問題ありませんが、遠隔地への外出や複数の訪問先を回って帰社時間が遅くなる場合、社に戻ることが大きなロスになる場合があります。

そこで、VPNを活用し、社内にあるデータやシステムに安全にアクセスできる環境が整備されれば、営業マンは会社からタブレットスマホなどの端末を支給され、社に戻らずとも業務に必要なデータにアクセスできたり、外出先から社内システムを使えるよう、ポリシーを変更することが可能です。これにより、移動時間のコストを軽減し、営業効率を向上することが可能になります。

ケース2:外出先でモバイルPCのバッテリーがなくなって困った

会社から持ち出しを許可されたノートPCを持って外出中、PCのバッテリーがなくなって困った経験をお持ちの営業マンもいるでしょう。

すぐに電源が確保できる環境にあれば、充電をしながら使用を継続することが可能です。しかし、必ずしも毎回そのようにうまくいくとは限りません。

運悪く電源が確保できないというときは、業務に必要なデータにアクセスする、社内の業務システムを使うために、わざわざ会社に戻る必要がありますし、すぐに戻れない場所にいるときは、ノートPCに充電できる場所を探す必要があります。こうした移動、充電にかかる時間は業務がストップしてしまうため、無駄な時間が発生することになります。

そこで、万一に備え、ノートPCのほかに会社支給のスマホタブレットを、社内ネットワークやシステムにアクセスできるよう、VPN接続を許可して準備しておけば、スマホタブレット端末を使って即座に社内システムにアクセスでき、移動や充電といった時間のロスなく業務を継続できるようになります。

ケース3:すでに営業ツールとしてタブレットスマホを使用している

すでに普段の営業活動でタブレットスマホを使用している場合は、VPN接続を活用し、社内にある業務データに直接アクセスする環境を整備することで、営業マンは、重要なデータを持ち運ぶことなく、安全に社内のデータを利活用できるようになります。

例えば、会社によっては、会社支給のモバイル端末を、業務終了時には必ず社内で保管しなければならないというポリシーを定めるところもありますが、VPNによる安全なデータの利活用が可能になれば、こうしたポリシーを変更し、営業マンが端末の保管のためにわざわざ帰社する移動時間のロスを省くことが可能になるでしょう。

公衆網であるインターネットを、あたかも「プライベート」な専用線のように使うことを可能とするVPNを上手に活用すれば、さらに安全性と利便性を両立させることが可能です。営業マンの利便性向上とセキュリティの両立という課題を解決したいと考えるIT担当者は、VPNの活用をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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